Nachricht verfassen

Die Grundlagen: Was macht eine gute Nachricht aus?

Bevor du überhaupt den ersten Buchstaben tippst, frage dich: Was will ich erreichen? Das ist die Basis. Eine Nachricht ohne klares Ziel ist wie ein Schiff ohne Ruder. Es treibt ziellos umher. Du musst wissen, was die andere Person tun soll, nachdem sie deine Nachricht gelesen hat. Soll sie antworten? Soll sie eine Information bestätigen? Oder soll sie eine Aufgabe erledigen?

Jede erfolgreiche Nachricht besteht aus drei einfachen Säulen. Wenn du diese beachtest, wird deine Kommunikation viel einfacher:

• Klarheit: Die Botschaft ist sofort verständlich. Es gibt keinen Raum für Missverständnisse.

• Kürze: Du kommst schnell auf den Punkt. Niemand liest gerne lange Texte, wenn es nicht nötig ist.

• Tonfall: Deine Worte vermitteln die richtige Stimmung. Bist du höflich, professionell oder einfach nur informativ?

Die Zielgruppe verstehen: Für wen schreibst du?

Der Ton macht die Musik, sagt man. Das gilt besonders beim Verfassen einer Nachricht. Überlege immer, wer dein Empfänger ist. Schreibst du an einen engen Kollegen, dem du duzen darfst? Dann darf der Ton locker sein. Musst du eine wichtige formelle Nachricht an eine unbekannte Behörde senden? Dann wählst du eine sachliche, höfliche Sprache.

Denk an diese Unterschiede:

• Kollege: „Hey, kannst du mir kurz die Zahlen von gestern schicken?“ (Direkt, informell)

• Vorgesetzter: „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name], könnten Sie mir bitte die aktuellen Verkaufszahlen für gestern zukommen lassen?“ (Formell, höflich)

Wenn du den Empfänger kennst, weißt du automatisch, welche Anrede und welchen Schluss du wählst. Das nimmt dir schon viel Druck beim Nachricht verfassen.

Schritt für Schritt zur perfekten Nachricht

Lass uns den Prozess in kleine, machbare Schritte zerlegen. Das hilft dir, Struktur in deine Gedanken zu bringen, besonders wenn du eine komplexere E-Mail schreiben musst, die mehrere Punkte beinhaltet.

Schritt 1: Der Betreff – Die Tür zur Nachricht

Der Betreff (oder die Betreffzeile) ist das Erste, was gelesen wird. Er entscheidet, ob deine Nachricht überhaupt geöffnet wird und wie sie priorisiert wird. Ein schlechter Betreff ist oft nur ein Wort wie „Hallo“ oder „Wichtig“.

Ein guter Betreff sollte präzise sein und die Aktion anzeigen. Verwende diese Formeln, um einen aussagekräftigen Betreff zu formulieren:

• Aktion + Thema + Frist: „Feedback benötigt: Entwurf Projekt X bis Mittwoch“

• Status + Projektname: „Update: Serverwartung erfolgreich abgeschlossen“

• Frage + Kontext: „Frage zur Rechnung 2024/105 – Zahlungsdatum“

Sei spezifisch. Wenn es dringend ist, verwende das Wort „Dringend“ am Anfang, aber sparsam, damit es seine Wirkung nicht verliert.

VIDEO: Eine E-Mail schreiben (B1) | Telc, DTZ, Goethe | B1-Prfung: E-Mail/Brief schreiben auf Deutsch

Schritt 2: Die Anrede und Einleitung – Der erste Eindruck

Die Anrede ist deine Begrüßung. Wähle sie passend zur Zielgruppe (siehe oben). Nach der Anrede kommt die Einleitung. Hier vermeidest du lange Erklärungen, warum du schreibst. Komme sofort zum Punkt. Das ist besonders wichtig, wenn du eine längere Nachricht verfasst, die später vielleicht nur überflogen wird.

Statt:

„Ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich gut und du hattest ein schönes Wochenende. Ich schreibe dir heute, weil ich mich an unser Gespräch von letzter Woche erinnern wollte, in dem es um die Problematik mit dem neuen System ging…“

Versuche es so:

„Ich melde mich bezüglich der aktuellen Probleme mit dem neuen System. Bitte gib mir eine kurze Rückmeldung zu Punkt 3.“

Das ist direkt und respektiert die Zeit des Empfängers.

Informative Quellen

Sammle tiefgehende Einblicke zu Nachricht verfassen mit dieser Liste von Links.

• Nachrichten verfassen nicht mehr möglich – Allgemeines Arbeiten …

Schritt 3: Der Hauptteil – Struktur ist dein Freund

Der Hauptteil ist das Herzstück. Hier erklärst du, was du mitteilen oder warum du fragen möchtest. Wenn du mehrere Themen hast, nutze Absätze oder Listen. Niemand liest gerne einen einzigen Textblock, der sich über zehn Zeilen zieht. Das ermüdet die Augen und das Gehirn.

Tipp für Lesbarkeit: Verwende Aufzählungen oder Nummerierungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. Wenn du dem Empfänger mehrere Dinge auftragen musst, nummeriere diese Aufgaben klar. Das hilft, wenn der Empfänger später entscheiden muss, was er zuerst erledigt.

Wenn du Feedback zu einem Dokument verlangst, erwähne klar, welche Abschnitte du meinst. Beispiel: „Bitte prüfe Abschnitt 2.1 auf Richtigkeit und gib mir Feedback zur Formulierung in Abschnitt 4.“

Schritt 4: Der Abschluss und die Handlungsaufforderung (Call to Action)

Dieser Schritt wird oft vernachlässigt, ist aber entscheidend. Was soll jetzt passieren? Du musst dem Leser eine klare Handlungsaufforderung geben, auch wenn es nur eine Bestätigung ist.

Vermeide vage Formulierungen wie „Melde dich, wenn du Zeit hast.“ Das ist zu unbestimmt. Besser ist:

• „Bitte bestätige den Erhalt dieser Nachricht bis morgen, 12 Uhr.“

• „Ich erwarte deine Entscheidung bis Freitag.“

• „Lass uns nächste Woche Dienstag um 10 Uhr telefonieren, um das zu besprechen.“

Wenn du keine Aktion erwartest, schreibe es klar: „Dies dient nur zu deiner Information.“

Schritt 5: Die Grußformel und Signatur

Die Grußformel passt sich wieder dem Tonfall an. Im formellen Kontext wählst du „Mit freundlichen Grüßen“. Im lockeren Austausch reicht oft ein „Viele Grüße“ oder einfach nur „Beste Grüße“.

Achte darauf, dass deine Signatur immer aktuell ist. Sie sollte deinen vollständigen Namen, deine Position und deine Kontaktdaten enthalten. Das wirkt professionell und sorgt dafür, dass man dich schnell erreicht, falls die Nachricht nicht ausreicht.

Umgang mit schwierigen Situationen beim Schreiben

Manchmal geht es nicht nur darum, eine Information zu übermitteln, sondern auch um heikle Themen. Vielleicht musst du eine Beschwerde formulieren, eine Ablehnung aussprechen oder einen Fehler zugeben. Hier brauchst du besonderes Fingerspitzengefühl.

Eine Absage oder schlechte Nachricht übermitteln

Wenn du eine Bitte ablehnen musst oder schlechte Nachrichten überbringst, baue die Nachricht sandwichartig auf, aber vermeide Floskeln.

• Positiver Einstieg: Beginne mit etwas Positivem oder Anerkennendem. („Vielen Dank für deinen Vorschlag…“)

• Die eigentliche Botschaft: Formuliere die Ablehnung klar, aber sanft. Erkläre kurz, warum, aber gehe nicht in unnötige Rechtfertigungen. („Aktuell können wir dieses Projekt jedoch nicht weiterverfolgen, da die Ressourcen anderweitig gebunden sind.“)

• Positiver Ausblick/Alternativen: Beende die Nachricht mit einer positiven Geste oder einer Alternative. („Wir halten dein Konzept aber für zukünftige Projekte im Hinterkopf.“)

Sei ehrlich. Der Empfänger schätzt es, wenn du die Wahrheit direkt kommunizierst, anstatt ihn im Unklaren zu lassen.

Wenn du sichergehen willst, dass dein Ton passt

Dein Zweifel, ob der Tonfall freundlich genug ist, ist oft ein Zeichen dafür, dass du vorsichtig sein solltest. Lies die Nachricht laut vor. Klingt es fordernd? Klingt es kalt?

Wenn dir ein Satz zu hart erscheint, ersetze aktive, fordernde Verben durch weichere Formulierungen:

• Statt: „Du musst das bis morgen erledigen.“ → „Wäre es möglich, dass du dies bis morgen erledigst?“

• Statt: „Ich brauche diese Informationen jetzt.“ → „Ich wäre dir dankbar für diese Informationen heute Nachmittag.“

Diese kleinen Änderungen in der Wortwahl machen einen großen Unterschied in der Wahrnehmung deiner Nachricht.

Die finale Kontrolle: Vier Augen sehen mehr als zwei

Du hast deine Nachricht fertig verfasst. Bevor du auf „Senden“ klickst, halte kurz inne. Hier sind vier schnelle Prüfpunkte, die dir helfen, peinliche Fehler oder unnötige Nachfragen zu vermeiden, wenn du eine wichtige Nachricht verfasst:

• Rechtschreibung und Grammatik: Nutze die Rechtschreibprüfung. Tippfehler wirken schnell unprofessionell, selbst in informellen Nachrichten.

• Vollständigkeit: Hast du alle Fragen beantwortet? Sind alle Anhänge dabei? Fehlt vielleicht eine wichtige Fristangabe?

• Adressatenprüfung: Hast du die richtige Person im „An“-Feld? Hast du versehentlich „Allen antworten“ gewählt, obwohl du nur an eine Person schreiben wolltest? (Ein Klassiker!)

• Klarheit der nächsten Schritte: Ist dem Empfänger vollkommen klar, was er als Nächstes tun soll?

Nimm dir diese zwei Minuten Zeit. Das erspart dir oft eine zweite oder dritte Rückfrage, die nur entsteht, weil du beim ersten Versuch nicht alle Details bedacht hast.

Häufig gestellte Fragen

wie schreibe ich eine gute entschuldigung per mail?

Beginne direkt mit der Entschuldigung, ohne lange Umschweife. Erkläre kurz und ehrlich, was schiefgelaufen ist, und übernimm die Verantwortung. Schließe damit ab, welche Maßnahmen du ergreifst, damit dieser Fehler nicht wieder passiert. Das zeigt Kompetenz und Ernsthaftigkeit.

was mache ich, wenn ich nicht weiß, wen ich anschreiben soll?

Wenn du dir unsicher bist, suche nach einer allgemeinen Kontaktadresse oder einer Abteilung. Formuliere die Anrede dann allgemein, zum Beispiel „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Hallo Team [Abteilung]“. Erkläre im ersten Satz, warum du keine spezifische Ansprechperson gefunden hast und bitte darum, intern weitergeleitet zu werden.

wie formuliere ich eine dringende nachricht ohne unhöflich zu wirken?

Stelle das Wort „dringend“ in den Betreff, um die Priorität klarzumachen. Formuliere den Inhalt kurz und sachlich. Du kannst die Dringlichkeit begründen, zum Beispiel: „Ich benötige Ihre Rückmeldung bis 14 Uhr, da wir sonst den Liefertermin verschieben müssen.“ Eine Begründung macht die Dringlichkeit nachvollziehbar und weniger fordernd.